La retención de datos personales suele quedar resuelta por una costumbre: conservar todo mientras exista espacio. Así se acumulan postulaciones antiguas, exportaciones del CRM y carpetas de clientes sin actividad. Para una empresa, el problema es explicar por qué sigue necesitando esos datos, quién responde por ellos y qué ocurrirá cuando termine esa necesidad. Comprar almacenamiento no resuelve esa decisión.
Una política útil conecta cada conjunto de datos con una finalidad, un plazo justificable y un evento que permita calcularlo. Esa definición corresponde al negocio y debe considerar las obligaciones aplicables. TI necesita esas decisiones para implementarlas; no debería tener que inventarlas al configurar una aplicación.
Retención de datos personales: un plazo necesita una razón
No existe un número de años que sirva para toda la información de una empresa. Un documento sujeto a una obligación de conservación y una lista de interesados en una campaña pueden requerir tratamientos distintos. El criterio debe identificar qué obliga o justifica mantener los datos y hasta cuándo. La salvaguarda 3.4 de CIS propone documentar límites mínimos y máximos de retención: conservar menos de lo necesario también puede ser un problema.
En Chile, el artículo 6 de la Ley 19.628 ya contempla eliminar o cancelar datos cuando su almacenamiento carece de fundamento legal o han caducado. Las modificaciones introducidas por la Ley 21.719, con entrada en vigor el 1 de diciembre de 2026, explicitan la conservación limitada al tiempo necesario para la finalidad, con excepciones previstas legalmente. Esto exige revisar cada proceso y sus obligaciones; no autoriza una eliminación masiva basada solamente en la antigüedad del archivo.
Definir desde qué momento corre el plazo
Un plazo resulta ambiguo si nadie sabe cuándo empieza. Puede depender del cierre de una solicitud, del término de una relación contractual o de otro hecho pertinente al proceso. La fecha de creación de una copia no debería reiniciar automáticamente esa cuenta.
Pensemos en selección de personal. Los antecedentes de una candidatura cerrada y los documentos de una persona contratada cumplen finalidades diferentes. Aplicarles una regla idéntica por estar en la misma plataforma evita una decisión incómoda, pero no la resuelve. El dueño del proceso debe explicar la diferencia y validar su tratamiento con quienes conocen las exigencias legales correspondientes.
Las copias también forman parte del problema
Eliminar un registro de la aplicación principal puede dejar intactos sus datos en planillas, correos, ambientes de prueba o servicios externos. Por eso, el mapa de datos personales y sus flujos ayuda a delimitar dónde debe operar la regla. El inventario ubica la información; la política decide cuánto tiempo necesita conservarse.
Los respaldos requieren un tratamiento compatible con su propósito de recuperación. Como criterio de gestión, conviene definir su vencimiento, restringir el uso ordinario de los datos que contienen y prever qué ocurre si una restauración vuelve a introducir registros que ya debían retirarse. Una dificultad técnica necesita una solución evaluada y documentada, no convertirse en una excepción indefinida.
Las excepciones deben tener un responsable
Una controversia, investigación u obligación específica puede justificar suspender la eliminación de determinados antecedentes. La excepción debería delimitar qué información se preserva, su motivo, quién la autoriza y cuándo se revisará. Extender esa suspensión a toda una base de datos por comodidad multiplica la información retenida sin explicar su necesidad.
El Marco de Privacidad de NIST 1.0 relaciona las políticas de tratamiento y retención con responsabilidades y procesos de revisión. Sirve como referencia de gobierno, no como sustituto de la legislación chilena. En la práctica, negocio define la necesidad; asesoría jurídica contrasta obligaciones; y TI evalúa si la regla puede cumplirse en aplicaciones, archivos y proveedores.
Decidir el destino y comprobar el resultado
Cuando termina la conservación justificada, eliminar y anonimizar son decisiones distintas. Quitar el nombre no garantiza anonimato si otros campos permiten identificar a la persona. Si la empresa necesita conservar estadísticas, debe evaluar si puede obtenerlas sin mantener registros identificables. Cuando corresponde retirar soportes, el borrado seguro de datos aborda la ejecución técnica de una decisión que ya debería estar resuelta.
La evidencia útil no se limita a una política aprobada. Una muestra de registros vencidos permite comprobar si la regla funciona, si existen copias olvidadas y si las excepciones siguen justificadas. Los hallazgos deberían llevar a corregir el proceso y asignar responsables, sin convertir la revisión en otra planilla abandonada.
Si la empresa conserva información por inercia, conviene revisar sus criterios antes de automatizar eliminaciones. El servicio de protección de datos personales de AllDefense permite abordar esa conversación desde los procesos y los riesgos de la organización.
Fuentes consultadas
- BCN: Ley 19.628, artículo 6 y Ley 21.719, proporcionalidad y disposiciones transitorias.
- CIS Controls: salvaguarda 3.4 sobre retención de datos.
- NIST Privacy Framework 1.0: políticas, responsabilidades y gestión del tratamiento.
